Memahami urutan pembubuhan e-Meterai dan tanda tangan elektronik penting agar dokumen tetap sah dan dapat diproses dengan benar. Ketahui tahapan yang tepat untuk menghindari kesalahan saat menandatangani dokumen digital.
Tim legal sering berdebat soal mana yang harus didahulukan pada dokumen digital. Sebagian yakin meterai wajib lebih dulu, sebagian lagi sebaliknya. Urutan Pembubuhan e-Meterai memang menjadi salah satu pertanyaan paling berulang.
Perdebatan itu memakan waktu yang seharusnya dipakai memproses kontrak. Lebih repot lagi bila dokumen telanjur dibubuhi lalu dianggap salah prosedur. Sebagian tim akhirnya mengulang proses dari awal tanpa alasan yang tepat. Kuota terbuang, jadwal mundur, dan keraguan tetap tersisa.
Padahal acuan resminya sudah tersedia sejak beberapa tahun lalu. Perusahaan yang memakai ematerai cukup memahami satu prinsip dasarnya. Sisanya soal ketelitian teknis yang jauh lebih menentukan.
Dua Fungsi Berbeda yang Kerap Dianggap Satu Rangkaian
Meterai elektronik dan tanda tangan elektronik menjawab kebutuhan yang berlainan. Meterai berfungsi sebagai pembayaran pajak atas dokumen tertentu. Tanda tangan berfungsi sebagai persetujuan dan pengesahan oleh pihak berwenang. Keduanya berdiri sendiri, meski tampil pada lembar yang sama.
Asal Mula Kekeliruan
Kebiasaan dokumen kertas ikut terbawa ke ranah digital. Pada meterai tempel, tanda tangan memang harus mengenai sebagian meterai. Aturan itu lalu diasumsikan berlaku sama pada dokumen elektronik.
Penjelasan Resmi soal Urutan Pembubuhan e-Meterai
Peruri sebagai penerbit meterai elektronik sudah menjawab pertanyaan ini. Keduanya dinyatakan tidak berkaitan, sehingga pembubuhannya boleh dilakukan mana saja lebih dulu. Untuk waktu pembubuhan, acuannya adalah Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Pasal-pasal di dalamnya mengatur saat terutang untuk tiap jenis dokumen.
Pengecualian yang Perlu Dicatat
Ada satu hal yang urutannya justru mengikat. Bila dokumen memerlukan stempel digital, pembubuhannya dilakukan paling akhir. Stempel tersebut berfungsi sebagai penyegel yang memastikan tidak ada perubahan berikutnya.
Kesalahan yang Jauh Lebih Berisiko daripada Soal Urutan
Fokus yang keliru membuat risiko sesungguhnya luput dari perhatian. Beberapa kesalahan berikut lebih sering membatalkan validitas dokumen:
● Menempatkan tanda tangan menimpa kode QR pada meterai
● Mengedit, mengompres, atau mengubah ukuran dokumen setelah pembubuhan
● Membubuhkan meterai pada dokumen yang isinya masih akan direvisi
● Meletakkan meterai hingga menutupi informasi penting di dalam dokumen
Alasan Teknis di Balik Larangan Tumpang Tindih
Meterai elektronik berbentuk kode QR yang dipakai sebagai media validasi. Kode yang tertimpa objek lain berisiko gagal terbaca sistem pemeriksa. Karena itu posisi meterai dan tanda tangan sebaiknya berdampingan.
Alur Kerja yang Aman untuk Dokumen Perusahaan
Alur berikut membantu tim menghindari pengulangan proses:
1. Finalkan seluruh isi dokumen sebelum apa pun dibubuhkan.
2. Pastikan kuota meterai tersedia agar proses tidak terhenti.
3. Tentukan posisi meterai dan kolom tanda tangan secara berdampingan.
4. Bubuhkan meterai dan tanda tangan sesuai alur persetujuan internal.
5. Periksa hasil akhirnya melalui kanal verifikasi resmi.
Menyiapkan Kuota Sebelum Dokumen Menumpuk
Kuota yang menipis sering menjadi penyebab proses tertunda. Perusahaan sebaiknya beli meterai elektronik sesuai perkiraan volume bulanan. Pengelolaannya dilakukan melalui admin korporat agar pemakaiannya terpantau.
Menertibkan Urutan Pembubuhan e-Meterai di Tingkat Perusahaan
Inti persoalannya bukan pada mana yang lebih dulu. Yang menentukan adalah kesiapan dokumen, posisi penempatan, dan disiplin setelah pembubuhan. Perusahaan yang menuangkannya dalam prosedur tertulis jarang mengalami dokumen ditolak.
ezSign menyediakan pembubuhan meterai elektronik terbitan Peruri berdampingan dengan tanda tangan elektronik. Keduanya berjalan dalam satu aplikasi, sehingga tim tidak perlu berpindah platform. Perusahaan yang hendak beli meterai elektronik untuk kebutuhan rutin dapat berdiskusi melalui kanal resmi ezSign.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah meterai elektronik wajib dibubuhkan sebelum tanda tangan?
Tidak wajib, karena keduanya memiliki fungsi berbeda dan urutannya dapat disesuaikan kebutuhan.
2. Bolehkah tanda tangan diletakkan menimpa meterai elektronik?
Sebaiknya tidak, sebab kode QR yang tertimpa berisiko gagal terbaca saat proses validasi.
3. Apa yang terjadi bila dokumen diedit setelah dibubuhi meterai?
Perubahan setelah pembubuhan berisiko membuat dokumen tidak lolos pemeriksaan keaslian.
Press Release juga sudah tayang di VRITIMES