Dokumen elektronik dalam kontrak perlu dilengkapi bukti pendukung yang dapat menjelaskan identitas penanda tangan dan proses penandatanganannya. Kelengkapan bukti membantu memperkuat posisi dokumen ketika terjadi sengketa di kemudian hari.
Kontrak diteken secara elektronik, lalu setahun kemudian salah satu pihak menggugat. Tim legal baru sibuk mencari bukti dokumen elektronik yang bisa diandalkan. Sayangnya yang tersimpan sering hanya berkas PDF tanpa keterangan pendukung apa pun.
Di situlah persoalannya menumpuk. Pihak lawan cukup mempertanyakan siapa yang menekan tombol tanda tangan. Bila tidak ada jawaban teknis, dokumen itu kehilangan sebagian daya bujuknya. Ujungnya, perkara berlarut dan biaya penasihat hukum terus berjalan.
Padahal bahan pembuktiannya bisa disiapkan jauh sebelum sengketa muncul. Kuncinya ada pada Sertifikat Elektronik yang melekat di tanda tangan. Dari sanalah identitas, keutuhan, dan waktu penandatanganan bisa ditelusuri kembali.
Empat Hal yang Biasa Ditanyakan soal Bukti Dokumen Elektronik
Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah. Pengakuan itu tidak otomatis, karena syarat teknisnya tetap harus dipenuhi. Pertanyaan yang muncul di meja pemeriksaan biasanya berputar di empat hal.
● Identitas: siapa penandatangan dan bagaimana identitasnya diverifikasi.
● Keutuhan: apakah isi dokumen berubah setelah proses penandatanganan.
● Waktu: kapan tepatnya tanda tangan itu dibubuhkan.
● Keabsahan sertifikat: apakah sertifikatnya masih berlaku saat dipakai.
Mengapa tangkapan layar tidak cukup
Banyak tim menyimpan bukti berupa foto layar atau tangkapan percakapan. Materi itu membantu menjelaskan konteks, tetapi lemah pada sisi teknis. Tangkapan layar tidak bisa membuktikan bahwa file aslinya tidak pernah diubah.
Berkas cetak juga punya keterbatasan serupa. Begitu dicetak, seluruh data sertifikat yang menempel di dokumen ikut hilang. Karena itu versi elektronik aslinya wajib disimpan, bukan sekadar hasil cetaknya.
Sertifikat di Balik Tanda Tangan Menentukan Kekuatan Pembuktian
Penilaian tidak berhenti pada gambar tanda tangan yang tampak di halaman. Yang diperiksa justru data sertifikat yang menempel di balik dokumen. Sertifikat itulah yang mengikat nama penandatangan dengan berkas yang bersangkutan.
Di sinilah jenis tanda tangannya ikut menentukan. Hasil pindai tanda tangan basah tidak membawa sertifikat apa pun. Secara tampilan mirip, tetapi secara pembuktian jauh berbeda kekuatannya.
Yang terbaca di properti tanda tangan
Pembaca PDF umum sudah bisa menampilkan sebagian informasinya. Di sana terlihat nama penerbit sertifikat, nama pemilik, serta masa berlakunya. Terlihat pula keterangan apakah dokumen mengalami perubahan setelah diteken.
Portal verifikasi milik Kementerian Komunikasi dan Digital menyediakan pemeriksaan serupa. Hasilnya menampilkan status sertifikat, identitas penandatangan, dan stempel waktu dokumen. Sebelum buat tanda tangan digital untuk kontrak penting, pastikan penyedianya memang tersertifikasi.
Jejak Aktivitas Melengkapi Cerita di Balik Dokumen
Sertifikat menjawab pertanyaan teknis, tetapi tidak menceritakan prosesnya. Siapa mengirim, siapa meninjau, dan kapan persetujuan diberikan sama pentingnya. Catatan aktivitas inilah yang sering menentukan arah pemeriksaan.
Nilai tambahnya ada pada posisi pencatatnya. Riwayat yang dibuat sistem penyelenggara dinilai lebih netral daripada catatan internal. Alasannya sederhana, karena tidak ada pihak berkepentingan yang bisa menyuntingnya belakangan.
Tahapan menyiapkan berkas pembuktian
1. Kumpulkan dokumen final beserta versi aslinya yang bertanda tangan.
2. Unduh riwayat aktivitas dari sistem penandatanganan yang dipakai.
3. Cetak hasil verifikasi dari pembaca PDF atau portal resmi.
4. Sertakan bukti pengiriman dokumen kepada tiap pihak.
5. Simpan semuanya dalam satu berkas perkara yang tertata.
Urutan ini terdengar sederhana, tetapi jarang disiapkan sejak awal. Perusahaan biasanya baru menyusunnya ketika somasi sudah masuk. Padahal sebagian datanya bisa hilang bila sistemnya tidak menyimpan riwayat.
Menjaga Bukti Dokumen Elektronik Tetap Terbaca Bertahun-tahun
Sengketa kontrak jarang muncul di tahun pertama. Perjanjian jangka panjang justru sering dipersoalkan menjelang masa berakhirnya. Masalahnya, masa berlaku sertifikat penandatangan biasanya lebih pendek dari umur kontraknya.
Fitur long term validation dirancang untuk keadaan seperti itu. Dokumen tetap dapat diverifikasi meski sertifikatnya sudah melewati masa berlaku. Stempel waktu dari penyelenggara juga memperkuat keterangan mengenai kapan dokumen diteken.
Perlu diingat, penilaian akhir tetap berada di tangan pemeriksa perkara. Kelengkapan teknis tidak menjamin hasil, tetapi memperjelas posisi Anda. Tanpa data itu, pembuktian bergantung pada ingatan dan saling bantah antar pihak.
Menyiapkan Pembuktian Sejak Dokumen Diteken
Bukti yang kuat tidak dikumpulkan saat gugatan datang. Ia terbentuk otomatis bila proses penandatanganannya memang tertata sejak awal. Identitas terverifikasi, keutuhan terjaga, dan riwayat tersimpan rapi di satu tempat.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Tim legal yang hendak buat tanda tangan digital dengan standar pembuktian jelas dapat menjadikannya rujukan diskusi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah dokumen elektronik diakui sebagai alat bukti di Indonesia?
Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik mengakuinya sepanjang syarat teknis dan keandalan sistemnya terpenuhi.
2. Bagaimana cara memeriksa apakah dokumen sudah pernah diubah?
Pembaca PDF dan portal verifikasi resmi akan menampilkan keterangan bila isi dokumen berubah setelah penandatanganan.
3. Apakah riwayat aktivitas dokumen perlu disimpan terpisah?
Sebaiknya diunduh dan diarsipkan bersama dokumennya agar tetap tersedia saat dibutuhkan sewaktu-waktu.
Press Release juga sudah tayang di VRITIMES