Tidak semua dokumen di Indonesia dapat diproses menggunakan tanda tangan elektronik. Memahami batasan dokumen sejak awal membantu menghindari penundaan, pengulangan proses, dan biaya tambahan.
Tim legal sudah memindahkan hampir semua kontrak ke format digital. Lalu muncul satu berkas yang ditolak notaris dengan alasan tidak bisa diproses. Ternyata tidak semua dokumen boleh ditandatangani secara elektronik di Indonesia.
Ketidaktahuan soal batas ini menimbulkan kerugian yang tidak perlu. Jadwal mundur, pihak lawan menunggu, dan berkas harus disiapkan ulang dalam bentuk kertas. Pada transaksi properti, keterlambatan semacam itu bisa menggeser tanggal serah terima. Biaya yang muncul jelas lebih besar daripada waktu yang sempat dihemat.
Batasnya sebenarnya bisa dipetakan sejak awal. Memahami cakupan Tandatangan Elektronik membuat tim tahu kapan harus beralih ke kertas. Pemetaan itu cukup dilakukan sekali untuk dipakai seterusnya.
Yang Berubah pada Aturan Induknya
Dulu Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik memuat daftar pengecualian yang gamblang. Disebutkan di sana surat yang wajib tertulis serta akta notaris dan akta pejabat pembuat akta.
Perubahan kedua pada tahun 2024 mengganti rumusan itu. Pengecualiannya kini dinyatakan berlaku sepanjang ada undang-undang lain yang mengaturnya. Artinya jawabannya tidak lagi berhenti di satu pasal, melainkan menyebar ke aturan sektoral.
Kenapa perubahan ini penting
Rumusan baru membuat peta pengecualian lebih dinamis. Selama undang-undang sektoralnya belum berubah, praktik lamanya tetap berjalan. Karena itu pengecekan sebaiknya dilakukan per jenis dokumen, bukan disamaratakan.
Dokumen yang Belum Bisa Ditandatangani Secara Elektronik
Berikut kelompok yang sampai sekarang masih menuntut bentuk kertas atau kehadiran fisik.
● Akta notaris, karena Undang-Undang Jabatan Notaris masih mensyaratkan pembuatan akta dalam bentuk kertas.
● Akta pejabat pembuat akta tanah, termasuk akta jual beli dan pengikatan hak atas tanah.
● Surat yang oleh undang-undang tertentu diwajibkan dibuat dalam bentuk tertulis dengan tata cara khusus.
● Dokumen yang menuntut kehadiran para pihak di hadapan pejabat berwenang.
Perlu dicatat, larangannya tidak bersifat mutlak untuk seluruh pekerjaan notaris. Sebagian kewenangan yang menyangkut sertifikasi transaksi elektronik justru diakui. Pembahasan mengenai akta elektronik pun masih terus berjalan di kalangan akademisi dan praktisi.
Hambatan Praktis yang Bukan Soal Hukum
Ada kelompok kedua yang sering tertukar dengan kelompok pertama. Dokumennya sebenarnya boleh diteken elektronik, tetapi penerimanya belum siap.
Contohnya institusi yang prosedur internalnya masih mensyaratkan berkas bercap basah. Ada pula dokumen untuk keperluan luar negeri yang membutuhkan legalisasi berjenjang. Penanganannya berbeda, karena yang perlu disesuaikan adalah prosedur, bukan cara penandatanganan.
Cara membedakannya dengan cepat
Tanyakan dasar penolakannya secara tertulis. Bila yang dirujuk undang-undang, persoalannya memang batas hukum. Bila yang disebut kebijakan internal, jalan keluarnya melalui pembicaraan antar bagian legal.
Memastikan Dokumen Boleh Ditandatangani Secara Elektronik
Pemeriksaan ini tidak memakan waktu lama bila dijadikan kebiasaan.
1. Kelompokkan dokumen perusahaan menurut jenis dan dasar hukumnya.
2. Tandai dokumen yang melibatkan notaris atau pejabat pembuat akta.
3. Tanyakan kepada penerima dokumen apakah format elektronik diterima.
4. Konsultasikan kelompok yang meragukan kepada penasihat hukum perusahaan.
5. Tuangkan hasilnya dalam satu daftar rujukan internal yang mudah dibuka.
Daftar seperti ini sangat membantu tim administrasi. Mereka tidak perlu menebak-nebak setiap kali ada berkas baru. Peninjauan ulang setahun sekali biasanya sudah memadai.
Bagi tim yang sedang mempelajari cara buat tanda tangan digital, pemetaan ini sebaiknya didahulukan. Percuma alurnya rapi bila dokumennya ternyata tidak boleh diproses elektronik.
Menempatkan Tanda Tangan Elektronik pada Porsinya
Sebagian besar dokumen bisnis sudah bisa dikerjakan secara digital. Kontrak vendor, surat tugas, invoice, dan perjanjian kerja sama termasuk di dalamnya. Yang tersisa hanyalah kelompok kecil yang memang diatur khusus oleh undang-undang.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Perusahaan yang ingin merapikan alur dokumennya sekaligus memahami cara buat tanda tangan digital dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah akta jual beli tanah bisa ditandatangani secara elektronik?
Belum, karena pembuatannya masih terikat ketentuan yang mensyaratkan kehadiran para pihak di hadapan pejabat berwenang.
2. Apakah pengecualian dalam undang-undang bersifat permanen?
Tidak, sebab rumusannya kini bergantung pada undang-undang sektoral yang sewaktu-waktu dapat diperbarui.
3. Bagaimana bila mitra menolak dokumen elektronik tanpa dasar hukum?
Penolakan seperti itu tergolong persoalan kebijakan internal, sehingga jalan keluarnya lewat kesepakatan antar pihak.
Press Release juga sudah tayang di VRITIMES