Barantum adalah solusi aplikasi all in one CRM terbaik untuk bisnis yang menyediakan WhatsApp CRM, broadcast, chatbot, AI Agent, omnichannel, dan call center dalam satu platform terintegrasi. Kelola dan optimalkan seluruh perjalanan customer, mulai dari customer masuk, closing, dan repeat order.
Iklan Click-to-WhatsApp tidak hanya membuka percakapan langsung dengan calon pelanggan. Dalam kondisi tertentu, chat yang dimulai dari iklan juga dapat memperoleh window gratis selama 72 jam. Kesempatan ini dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan, melakukan kualifikasi, dan menyiapkan tindak lanjut tanpa menambah biaya service message selama window berlaku.
Namun, window tersebut tidak aktif tanpa syarat. Bisnis harus merespons pelanggan dalam batas waktu yang ditentukan dan tetap memerlukan alur yang rapi agar tiga hari tidak habis untuk pertanyaan dasar.
Cara Kerja Window Gratis 72 Jam
Alurnya dimulai ketika pelanggan mengklik iklan Click-to-WhatsApp dan mengirim pesan. Bisnis kemudian perlu memberikan respons dalam 24 jam. Jika ketentuan terpenuhi, window gratis 72 jam dihitung sejak balasan pertama bisnis terkirim.
Window ini berlaku untuk percakapan yang memenuhi kriteria, bukan seluruh chat WhatsApp. Tim marketing dan customer service perlu membedakan source agar percakapan organik, campaign lain, dan CTWA tidak tercampur dalam laporan.
Setelah window berakhir, tindak lanjut kembali mengikuti kategori dan ketentuan pesan yang berlaku. Karena itu, jadwal follow-up harus dirancang berdasarkan prioritas lead, bukan hanya karena kontak pernah masuk dari iklan.
Gunakan 72 Jam untuk Menjawab dan Mengualifikasi
Respons pertama sebaiknya menyelesaikan dua hal: menjawab kebutuhan utama dan mengumpulkan informasi yang benar-benar diperlukan. Hindari banyak sapaan terpisah sebelum memahami maksud pelanggan. Pertanyaan kualifikasi dapat diringkas melalui Form agar nama, kebutuhan, skala bisnis, dan waktu rencana diterima sekaligus.
Setelah data awal tersedia, percakapan dapat diarahkan berdasarkan kebutuhan. Lead yang siap berbicara dengan sales diteruskan kepada owner yang tepat, sedangkan pertanyaan umum dijawab dari knowledge base. Kasus yang belum siap membeli dapat menerima informasi relevan tanpa dipaksa melalui rangkaian pesan panjang.
Tim juga perlu menetapkan batas waktu internal. Respons pertama diprioritaskan pada jam yang sama, kualifikasi diselesaikan lebih awal, dan tindak lanjut penting dilakukan sebelum window berakhir. Tujuannya bukan mengirim sebanyak mungkin pesan, melainkan mempercepat keputusan.
Sebelum campaign aktif, siapkan jawaban utama, field Form, kriteria lead, owner tiap kategori, dan batas kapan chat diteruskan ke sales atau support. Persiapan ini mengurangi keputusan ad hoc yang biasanya menambah pesan dan memperlambat respons.
Lacak Campaign sampai Closing
Window gratis hanya bernilai jika bisnis dapat mengetahui campaign mana yang menghasilkan percakapan berkualitas. Karena itu, source perlu ditandai sejak teks awal dan dibawa sampai lead, deal, serta won.
Barantum menyediakan CTA WhatsApp Tracking Barantum untuk menyiapkan kode unik pada setiap campaign Click-to-WhatsApp.
Kode dibaca dari teks awal percakapan dan mengikuti contact, lead, serta deal. Dengan cara ini, campaign yang masuk ke nomor yang sama tetap dapat dibedakan tanpa mengandalkan sumber terakhir.
CRM Barantum kemudian menghubungkan source dengan sales owner, tahapan pipeline, nilai deal, dan status closing sehingga kualitas traffic dapat dinilai sampai hasil akhir.
Biaya iklan tidak ditarik otomatis ke Barantum. ROAS tetap dihitung manual dengan membandingkan ad spend di platform iklan terhadap revenue atau margin dari source yang sudah tercatat.
Untuk menjaga peluang window 72 jam pada chat yang masuk di luar jam kerja, AI Agent Barantum dapat membantu memberi respons awal berbasis knowledge base. Penggunaannya tetap mengikuti flow yang disetujui dan bukan alasan untuk mengirim pesan berlebihan.
Selain revenue, pantau kecepatan respons, proporsi chat yang memenuhi syarat window, qualified lead, dan waktu menuju follow-up pertama. Campaign dengan biaya klik murah belum tentu lebih baik jika respons terlambat atau mayoritas chat tidak bergerak ke tahap berikutnya.
Setelah window berakhir, tinjau minat, tahapan pipeline, dan izin komunikasi sebelum follow-up. Pesan yang tepat sasaran lebih bernilai daripada menambah volume kepada seluruh kontak tanpa prioritas.
Press Release juga sudah tayang di VRITIMES